Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de financiële verordening en andere afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. De begrotingsonrechtmatigheden worden boven de rapporteringsgrens van € 50.000 toegelicht in de verschillende programma's.
In deze paragraaf heeft het college beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde netto afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De volgende tabel toont een cumulatief overzicht van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2025.
Evaluatie fouten in Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Begrotingscriterium | x €1000 |
|---|---|
1A. Overschrijding lasten programma's; | 4.761,3 |
1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten); | 319,0 |
2. Ongeautoriseerde reserve mutaties; | geen bevindingen |
3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, | 0 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | 5.080,3 |
4. Totaal van de begrotingsafwijkingen (1en2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. Zie rechtmatigheidsverantwoording. De niet ‐acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden | 5.080,3 0 |
Voorwaarden criterium | |
5. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed | 498,8 |
Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (M&O) | |
6. geen bevindingen | 0 |
Totaal rechtmatigheidsfouten ( totaal 5.080,3 +498,8) | 5.579,1 |
Waarvan acceptabel; | 5.080,3 |
Waarvan niet acceptabel; | 498,8 |
Toelichting op overige afwijkingen
In 2025 zijn bij het voorwaardencriterium rechtmatigheidsfouten boven de rapporteringsgrens van
€ 100.000 (0.1% en afgerond op 5k naar beneden) geconstateerd.
Proces Aanbesteden: In het proces zijn voor € 498.850 aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd door middel van de jaarlijkse uitgevoerde spendanalyse over de 48 maanden. Op deze posten heeft geen extrapolatie van de financiële fout plaatsgevonden, omdat de fouten zijn geïsoleerd. Beschrijving fouten: Vanuit de spendanalyse zijn 6 dossiers onrechtmatig bevonden.
Het gaat om de volgende leveranciers:
Leverancier 1 leveringen € 85.860
Leverancier 2 diensten € 122.052
Leverancier 3 leveringen € 65.561
Leverancier 4 software € 63.236
Leverancier 5 software € 114.082
leverancier 6 leveringen € 48.060
Oorzaak: De oorzaak van de fouten ligt bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed, maar wel de EU-drempel overschrijden. Met name IT-contracten worden soms doorlopend verlengd, omdat de Gemeente Dalfsen inzet op zo min mogelijk inkoop onrechtmatigheid blijft de focus en uitdaging om het goed en zelfs beter te doen.
Beheersmaatregelen en vooruitblik:
De volgende maatregelen dragen bij aan verdere professionalisering en risicoreductie.
* Centralisatie van de inkoopfunctie; (actie 2026)
* Versterking contractbeheer en contractmanagement; (doorlopend)
* Inrichting verplichtingenadministratie; (in 2025 significant verbeterd)
* Actieve aanbestedingskalender.
De reguliere rechtmatigheidscontroles op inkoopdossiers zijn niet opgenomen in het normenkader en maken daarom geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze bevindingen worden op hoofdlijnen toegelicht. Uit de 60 factuurcontroles zijn de volgende normen overschreden uit het inkoopbeleid en budgethoudersregeling van de gemeente.
rechtmatigheid fouten | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 |
|---|---|---|---|---|
15 facturen | 15 facturen | 15 facturen | 15 facturen | |
score aanbestedingsdossier | ||||
Inkoop voorwaarden | 4 | 1 | 2 | 1 |
Aanbestedingsprocedurefouten | 2 | 1 | 1 | 4 |
Inkoopstartformulier >10k | 2 | 1 | 1 | 1 |
Akkoord via SCC >25k | 1 | 1 | n.v.t. | 1 |
Mandaatregeling | 1 | 1 | 2 | 0 |
score factuurafhandeling | ||||
Inhoud factuur | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
BTW /WKR boeking | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
BBV boeking | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t |
Betaaltermijn | 1 | 2 | 1 | 0 |
Budgethoudersregeling | 1 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
PAV (prestatieakkoordverklaring) | 3/6 | 2/4 | 4/5 | 1/8 |
legenda: uitvoering score groen: proces is goed, geel: proces kan beter, rood: proces is onvoldoende.